Warum immer mehr Ordinationen auf eine KI-Telefonassistenz setzen und was sich dadurch konkret verändert
Ein Gastbeitrag von Karl Edlbauer, Gründer One100
Das Telefon klingelt. Wieder. Die Assistentin ist gerade beim Blutabnehmen, die zweite Kraft macht Pause, und drei Patient:innen warten im Vorraum. Was passiert? Der Anruf geht ins Leere. Die Patientin am anderen Ende legt frustriert auf und bucht ihren nächsten Termin vielleicht woanders.
Diese Szene kennt jede Ordination. Laut aktuellen Umfragen ist das Telefon für über 70 % der Ordinationsteams die größte Belastung im Tagesablauf, noch vor Dokumentation und Abrechnung. Gleichzeitig ist es für Patient:innen der wichtigste Kontaktpunkt zur Praxis. Die gute Nachricht: Es gibt mittlerweile Lösungen, die genau hier ansetzen, ohne den persönlichen Charakter einer Praxis zu verlieren. Und für CARE01-Praxen sind diese Lösungen besonders einfach umzusetzen.
Das Problem: Erreichbarkeit frisst Ressourcen
Jede Ordination, ob Kassen- oder Wahlarztpraxis, steht vor demselben Dilemma: Patient:innen erwarten telefonische Erreichbarkeit. Gleichzeitig fehlen die Mitarbeiter:innen, um jeden Anruf entgegenzunehmen. Die Folge ist ein Teufelskreis:
- Verpasste Anrufe führen zu mehrfachen Rückrufversuchen, die das Team zusätzlich belasten.
- Rezeptanfragen und Terminwünsche stapeln sich auf dem Anrufbeantworter.
- Neue Patient:innen erreichen die Praxis nicht und gehen zur Konkurrenz.
- Das Team ist gestresst, die Stimmung leidet und im schlimmsten Fall kündigt jemand.
Der Fachkräftemangel verschärft die Situation zusätzlich. Neue Ordinationsassistent:innen zu finden, ist schwieriger denn je und eine neue Telefonkraft allein löst das strukturelle Problem nicht.
Der Lösungsansatz: KI-Telefonie, die wirklich funktioniert
KI-Telefonassistentinnen sind keine Zukunftsmusik mehr. Sie sind im österreichischen Gesundheitswesen angekommen und sie sind besser, als viele erwarten. Moderne Systeme verstehen natürliche Sprache, erkennen medizinische Begriffe und führen echte Gespräche, kein starres Menü, kein „Drücken Sie die 1 für Termine“.
Konkret kann eine KI-Telefonassistentin heute:
- Anrufe entgegennehmen – zuverlässig, rund um die Uhr, auch bei gleichzeitigen Anrufen. Kein Besetztzeichen, keine Warteschleife.
- Termine direkt buchen – die KI greift auf den Kalender der Praxis zu und vergibt freie Slots. Patient:innen erhalten eine SMS-Bestätigung.
- Rezeptanfragen strukturiert erfassen – Name, Geburtsdatum, Medikament, Dosierung, alles sauber dokumentiert und sofort im System.
- Anliegen kategorisieren und weiterleiten – dringende Fälle werden sofort ans Team übergeben, Routine-Anliegen werden automatisch bearbeitet.
- In über 35 Sprachen kommunizieren – die Sprache wird automatisch erkannt und nahtlos gewechselt. Ein enormer Vorteil in vielfältigen Patientenstrukturen.
Praxisbeispiel
Eine dermatologische Praxis in Wien hat nach der Umstellung auf KI-Telefonie innerhalb weniger Wochen spürbare Entlastung im Team berichtet: deutlich weniger Anrufe in der Warteschleife, strukturierte Dokumentation aller Anliegen und Patient:innen, die positiv überrascht sind, wie schnell und unkompliziert die Terminvergabe funktioniert.
Der entscheidende Vorteil für CARE01-Praxen
Viele KI-Lösungen auf dem Markt arbeiten mit eigenständigen Kalendern oder externen Tools. Das bedeutet Doppelpflege, Medienbrüche und Fehlerquellen. Für CARE01-Praxen ist das anders.
Durch die direkte Integration zwischen CARE01 und der KI-Telefonassistentin werden Termine unmittelbar im bestehenden CARE01-Kalender gebucht. Es gibt keinen Systembruch, keine manuelle Übertragung, kein Risiko für Doppelbuchungen. Alles bleibt dort, wo das Praxisteam ohnehin arbeitet, in CARE01.
Das ist ein entscheidender Unterschied: Die KI wird nicht neben der Praxissoftware eingesetzt, sondern arbeitet mit ihr zusammen. Für das Team fühlt es sich an, als hätte man eine zusätzliche Mitarbeiterin am Empfang, eine, die nie krank wird, nie überfordert ist und jede Sprache spricht.
Was sich im Praxisalltag konkret verändert
Die Veränderungen sind spürbar und zwar nicht erst nach Monaten, sondern oft schon in den ersten Wochen:
Für das Ordinationsteam
- Deutlich weniger Unterbrechungen im Arbeitsfluss
- Strukturierte Aufgabenlisten statt chaotischer Zettelwirtschaft
- Mehr Zeit für Patient:innen vor Ort
- Spürbare Stressreduktion, besonders zu Stoßzeiten
Für Patient:innen
- Sofortige Erreichbarkeit, auch außerhalb der Ordinationszeiten
- Kein Besetztzeichen, keine Warteschleife
- Termine werden direkt gebucht, mit SMS-Bestätigung
- Rezeptanfragen können jederzeit durchgegeben werden
Für die Ärztin / den Arzt
- Keine Personalengpässe, die KI springt ein und unterstützt immer wenn notwendig
- Bessere Auslastung durch lückenlose Terminvergabe
- Weniger verlorene Patient:innen durch verpasste Anrufe
- Ein modernes Praxisimage, das neue Patient:innen anzieht
„Aber meine Patient:innen wollen mit einem Menschen sprechen“
Das ist der häufigste Einwand und ein berechtigter. Die kurze Antwort: Ja, manche Patient:innen bevorzugen menschlichen Kontakt. Und genau deshalb ersetzt eine KI-Telefonassistentin das Team nicht, sondern ergänzt es.
In der Praxis zeigt sich: Die meisten Anrufe betreffen Standardanliegen wie Terminbuchung, Rezeptanfrage oder Ordinationszeiten. Genau diese Anliegen kann die KI schnell und zuverlässig bearbeiten. Komplexe oder persönliche Anliegen werden erkannt und an das Team weitergeleitet. Während der Öffnungszeiten kann für bestimmte Anliegen weiterhin ganz normal an das Praxisteam verbunden werden. Somit werden Standardanliegen erledigt und für spezielle Anliegen ist das Praxisteam weiterhin erreichbar und hat mehr Zeit.
Die Erfahrung zeigt auch: Die Akzeptanz bei Patient:innen ist höher als erwartet. Wenn jemand innerhalb von einer Minute einen Termin bekommt, statt 10 Minuten in der Warteschleife zu hängen, ist die Zufriedenheit in aller Regel sehr hoch.
Datenschutz und Sicherheit
Gerade im Gesundheitswesen ist Datenschutz nicht verhandelbar. Deshalb ist es wichtig, auf Lösungen zu setzen, die DSGVO-konform arbeiten, Daten auf EU-Servern speichern und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) anbieten. Die KI-Telefonassistentin, die in CARE01 integriert ist, erfüllt diese Anforderungen, inklusive verschlüsselter Datenübertragung und Einhaltung des EU AI Acts.
Darüber hinaus identifiziert sich die KI zu Beginn jedes Gesprächs transparent als KI-System, so wie es die aktuelle Gesetzgebung vorsieht.
So starten Sie, in drei einfachen Schritten
Die Einrichtung ist unkompliziert und dauert in der Regel weniger als eine Stunde:
- Konfiguration: Sie legen fest, welche Anliegen die KI bearbeiten soll, Terminbuchung, Rezeptanfragen, Anrufannahme oder alles zusammen.
- Rufumleitung: Ihre bestehende Telefonnummer wird verbunden. Kein Nummernwechsel, keine Installation.
- Loslegen: Die KI nimmt Anrufe entgegen und arbeitet direkt mit Ihrem CARE01-Kalender.
Sie können jederzeit starten, ohne Bindung, monatlich kündbar und mit persönlicher Unterstützung bei der Einrichtung.
Fazit: Mehr Erreichbarkeit, weniger Stress
Das Telefon wird in Ordinationen nie unwichtig werden, aber es muss nicht länger die größte Belastung sein. Mit der richtigen Kombination aus moderner Praxissoftware und KI-Telefonie gewinnen alle: Das Team hat Luft zum Atmen, Patient:innen werden besser betreut und die Praxis läuft effizienter.
CARE01-Praxen haben dabei einen besonderen Vorteil: Durch die nahtlose Integration müssen sie keine Kompromisse eingehen. Die KI wird Teil des bestehenden Workflows und nicht ein weiteres Tool, das gepflegt werden muss.
KI-Telefonie ist im österreichischen Gesundheitswesen angekommen. Und mit CARE01 können Sie sie mit wenigen Klicks in Ihrer Praxis einsetzen.
Mehr erfahren
Sie möchten wissen, wie die KI-Telefonassistentin in Ihrer CARE01-Praxis funktioniert? Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin oder informieren Sie sich unter one100.ai. Die KI-Telefonassistenz ist als Erweiterung direkt über CARE01 verfügbar und voll integriert.
