Wie lässt sich eine Arztpraxis oder ein Büro ohne Papier führen? Zugegeben, es ist nicht einfach (und es gibt immer wieder etwas, das aufgeschrieben und notiert werden muss), aber Konsequenz macht sich mehr als bezahlt. Denn die Infos auf Ausdrucken und kleinen Zettelchen sind genau dann nicht mehr aufzufinden, wenn man sie am nötigsten braucht – eingegebene und abgespeicherte Informationen in die entsprechende Ordinationssoftware lassen sich IMMER wieder aufrufen.
Wie es oft passiert …
- Anrufe werden auf Post-It geschrieben und aufs Telefon geklebt.
- Patiententermine werden aus dem Jahresplaner übernommen und abgehakt.
- Die Abfolge der Patienten erfolgt händisch auf Papier.
- Folgetermine werden wieder in den Jahresplaner übernommen.
- Externe Befunde werden kopiert und kommen auf einen Stapel.
- Honorarnoten werden mehrfach gedruckt und in unzähligen Ordnern abgelegt.
- Rezepte, Überweisungen und Verordnungen werden händisch ausgefüllt.
- Individuelle Vereinbarungen werden aufgeschrieben und dann nicht abgelegt.
… und wie es funktionieren sollte
- Termine werden sofort in den Online-Kalender der Artzsoftware eingetragen und sind von jedem Gerät aus abrufbar.
- Patienten erhalten die Termine per E-Mail oder SMS direkt aus der Ordinationssoftware, um diese in ihren Kalender zu übernehmen.
- Die Patienten-Reihenfolge wird digital organisiert und ist für Assistenz und Arzt in Echtzeit einsehbar.
- Termine können vom Patienten online reserviert werden und sind sofort in der Ordinationssoftware sichtbar.
- Externe Befunde werden gescannt und dem Patienten zugewiesen.
- Honorarnoten und Befunde werden digital per Software an den Patienten übermittelt – das spart auch Buchhaltungs-Kosten.
- Rezepte, Überweisungen und Verordnungen liegen digital vor und sind nachvollziehbar.
- Notizen werden direkt beim Patienten hinterlegt.
Konsequent bleiben!
Ja, es ist schwierig, das Konzept des papierlosen Büros umzusetzen, aber es macht sich vielfach bezahlt. Denn in erster Linie zählt bei den Patienten – ebenso wie die Qualität der Behandlung – die „Organisation“ und „Ordnung“ der Wahlarztpraxis:
- Die Patienten spüren, dass Sie als Wahlarzt aufmerksam und gut organisiert sind.
- Patienten-Informationen werden schnelle gefunden und sind bei Bedarf rückverfolgbar.
- Die Qualität von Informationen und Notizen haben deutlich höhere Qualität durch Aktualität.
Durch die Ordnung mittels Arzt- und Ordinationssoftware sind auch die administrativen Tätigkeiten schneller erledigt und der Arzt hat mehr Zeit für den Patienten und andere Tätigkeiten. Gleichzeitig sorgt die (digitale) Ordnung durch die Software dafür, dass die konzeptionelle Ausrichtung der Praxis deutlich zur Geltung kommt. Je weniger Papier herumliegt, desto intensiver spüren die Patienten das gestalterische Umfeld:
- Mehr Platz in der Praxis, da durch die Ordinationssoftware Karteikästen und Stauraum überflüssig werden.
- Die Praxis ist tatsächlich als Praxis – und nicht als Büro – erlebbar.
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