Gruppenpraxen bieten für Patient:innen und Ärzt:innen viele Vorteile: Die Spezialisierung auf mehrere Fachbereiche, eine bessere Auslastung, optimale Vertretungsmöglichkeiten und längere Öffnungszeiten sind nur einige Aspekte. Doch aufgrund der komplexen, oft interdisziplinären Zusammenarbeit benötigen Gruppenpraxen auch ein sehr gutes organisatorisches Fundament, klare Abläufe – und Arztsoftware, die die spezifischen Prozesse unterstützt.
Wo liegen die Herausforderungen?
Termin- und Raumplanung sehr komplex
Die Terminplanung muss spezifisch für jeden Arzt und jede Ärztin erfolgen. Terminbuchungen, auch durch die Patient:innen, sollten Arzt-spezifisch oder nach Dringlichkeit möglich sein. Auch die Raumbuchungen müssen für alle Ärzt:innen koordiniert werden, und Ärzt:innen müssen sie sich in Räume einbuchen können.
Daten verwalten und Datenschutz sicherstellen
Oftmals betreuen mehrere Ärzt:innen die Patient:innen und benötigen Zugriff auf Patientendaten. Doch welcher Arzt/welche Ärztin darf die Patientendaten einsehen? Darf er/sie diese auch bearbeiten und aktualisieren? Hier braucht es nicht nur klare Regeln, sondern auch eine Software mit einem entsprechenden Berechtigungsmanagement. Zudem müssen Daten einfach generiert und exportiert werden können, um Berichtspflichten zu erfüllen.
Abrechnung ist oft zeitintensiv
Die Abrechnungen mit verschiedenen Sozialversicherungsträgern – bzw. im Fall von Privatleistungen oder Wahlärzt:innen direkt mit den Patient:innen – sind oft kompliziert und zeitintensiv. Unterschiedliche Vertragsbedingungen erschweren die Automatisierung. Ebenso muss die Abrechnung mit den Ärzt:innen präzise erfolgen. Je nach Verrechnungsmodell müssen Gruppenpraxen mit den Ärzt:innen nach erbrachten Leistungen abrechnen. Für Wahlärzt:innen ist auch eine Anbindung an WAHOnline wichtig.
Fachgebiete und medizinische Geräte
Sind in einer Gruppenpraxis unterschiedliche Fachbereiche tätig, so muss auch die Ordinationssoftware über fachspezifische Funktionen verfügen. Zudem werden Hardware (z.B. Kartenleser) und medizinische Geräte unter mehreren Behandler:innen geteilt – hier muss eine zentral verwaltete Ordinationssoftware in der Lage sein, die Geräte für mehrere Ärzt:innen anzubinden.
Mandantenfähige Arztsoftware ist unverzichtbar
Um die komplexen Prozesse in Gruppenpraxen zu unterstützen, ist die richtige Ordinationssoftware entscheidend. Hierbei kommt es darauf an, dass die Arztsoftware mandantenfähig ist: Mandantenfähig bedeutet, dass mehrere rechtlich oder organisatorisch getrennte Einheiten innerhalb einer Software eigenständig arbeiten können – mit getrennten Daten, Benutzern und Prozessen.
Jeder Arzt/jede Ärztin (Mandant:in) hat eine eigene Datenhaltung (Patientenakten, Abrechnungen, Termine). Zugriffe und Daten können über ein Berechtigungsmanagement gesteuert werden. Ebenso können auch mehrere Ärzt:innen innerhalb einer Organisation in einer Patientendatenbank zusammenarbeiten. Dennoch läuft alles auf einem gemeinsamen System – das Ordinationsteam muss nur in einer einzigen Software arbeiten, statt zwischen vielen Systemen zu wechseln. Das macht die Organisation deutlich effizienter und spart zudem Kosten für Wartung und Betrieb der Software-Lösungen. Auch Patient:innen proftieren davon, denn ihnen bleiben zum Beispiel unnötige Wartezeiten aufgrund von Systemwechseln am FrontDesk erspart.
Desktop oder Cloud Software?
Ein weiterer Aspekt bei der Wahl einer mandantenfähigen Arztsoftware: Wird diese auf einem Server betrieben, oder ist sie web-basiert (‚Cloud Computing‘)?
Eine web-basierte Software bietet vor allem den Vorteil, dass sie Orts- und Geräteunabhängig von überall nutzbar ist – natürlich unter Berücksichtigung höchster Datensicherheitsstandards. Besonders für Ärzt:innen, die in vielen Ordinationen tätig sind, ist dies eine große Erleichterung. Zudem sorgt der Software-Anbieter automatisch für alle technischen Updates. Da kein lokaler Server oder Administrator notwendig sind, bietet Cloud Software auch eine bessere Kosteneffizienz.
Fazit
Um Gruppenpraxen effizient aufzustellen, ist eine mandantenfähige Software unverzichtbar. Nur so lassen sich die zentralen Abläufe in der Ordination, wie Termin- und Raumbuchungen, Abrechnungen und das Patientenmanagement insgesamt effizient steuern. Mit der richtigen Software können Gruppenpraxen zudem das Patientenerlebnis verbessern.
Übrigens: CARE01 ist die einzige web-basierte Software am Markt, die eine Mandantenfähigkeit bietet und damit Gruppenpraxen optimal unterstützt.
